Về Victoria School

Victoria School là một hệ thống giáo dục K-12 tại Việt Nam, được thành lập vào năm 2022. Hệ thống này bao gồm các trường Quốc tế Song ngữ như Trường Victoria Nam Sài Gòn, Trường Victoria Riverside và Trường Mầm non Victoria SwanBay. 

Hệ thống được xây dựng dựa trên mô hình "Trường học hạnh phúc - Happy School" của UNESCO, nhằm thúc đẩy hạnh phúc và sự phát triển toàn diện cho học sinh, giáo viên, nhân viên, ban lãnh đạo nhà trường và phụ huynh. Hệ thống Victoria School theo đuổi ba tiêu chí chính: Green (Trường học xanh), Smart (Trường học thông minh) và Happy (Trường học hạnh phúc).

Bước ngoặt chuyển đổi số

Với phương châm “Lấy học sinh làm trung tâm”, nhà trường đã phát triển nhà trường theo mô hình trường học hạnh phúc - Happy School của UNESCO theo xu hướng giáo dục chung trên toàn cầu. Dự án tập trung cải thiện trải nghiệm học đường bằng cách thúc đẩy well-being và sự phát triển toàn diện của cộng đồng nhà trường bao gồm học sinh, giáo viên, nhân viên, lãnh đạo nhà trường và phụ huynh. 

Đặc biệt trong bối cảnh xu hướng chuyển đổi số là yếu tố quyết định về tư duy toàn cầu về sự đồng hành cùng sự Phát triển và Thịnh vượng của Việt Nam, Ban lãnh đạo Victoria School nhận ra nhiều bất cập và hạn chế trong việc vận hành hệ thống tổng đài truyền thống. Những hạn chế này ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động, đặc biệt là trong việc tư vấn tuyển sinh và chăm sóc phản hồi từ phụ huynh về học sinh.

Bài toán vận hành của Victoria School 

Trong quá trình trao đổi ban đầu cùng đội ngũ chuyên gia của Stringee, Victoria School đã xác định rõ 03 yêu cầu chính mà doanh nghiệp mong muốn ở hệ thống tổng đài.

Victoria School đã xác định rõ ba vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải

Thứ nhất, hệ thống phải đáp ứng nhu cầu gọi ra với số lượng lớn

Điều này giúp tăng hiệu suất cuộc gọi của nhân viên telesales và thực hiện cuộc gọi một cách hiệu quả: Giảm thời gian chờ, tăng số lượng cuộc gọi mỗi giờ và từ đó nâng cao tỷ lệ chuyển đổi - tuyển sinh. 

Thứ hai, hệ thống cần quản lý dữ liệu tập trung

Victoria muốn hệ thống cho phép lưu trữ và truy cập dễ dàng tất cả thông tin liên lạc, lịch sử cuộc gọi và ghi chú từ các cuộc trò chuyện. Việc này giúp nhân viên tư vấn dễ dàng truy xuất thông tin, theo dõi lịch sử liên lạc và đảm bảo tính nhất quán trong quá trình tư vấn, cũng như giúp nhà trường phân tích và đánh giá các chiến dịch tuyển sinh một cách chính xác.

Thứ ba, hệ thống phải đảm bảo bảo mật thông tin khách hàng và tối ưu chi phí

Điều này bao gồm việc bảo vệ dữ liệu phụ huynh và học sinh khỏi các mối đe dọa tiềm ẩn và giảm thiểu chi phí vận hành. Việc này giúp Victoria School sử dụng ngân sách hiệu quả, xây dựng lòng tin từ phụ huynh và duy trì uy tín của nhà trường.

Victoria School sử dụng Stringee API

Sau quá trình dài phát triển và đưa vào hoạt động thử nghiệm, Stringee đã thuyết phục thành công ban lãnh đạo Victoria School tích hợp Stringee Call API vào CRM HubSpot để nhân viên nghe gọi trực tiếp trên hệ thống đang sử dụng. Hãy cùng xem cách mà phần mềm của chúng tôi đã giải quyết bài toán trên như thế nào.

Victoria School tích hợp Stringee Call API vào CRM HubSpot đang sử dụng

1. Dễ dàng thực hiện cuộc gọi nhanh chóng

Khi phụ huynh để lại thông tin trên các biểu mẫu trực tuyến, nhân viên tư vấn của Victoria School có thể ngay lập tức kết nối trực tiếp với họ thông qua tính năng phone-to-phone của Stringee Call API. Điều này giúp giảm thời gian chờ đợi, đảm bảo yêu cầu của phụ huynh được hỗ trợ ngay lập tức, nâng cao trải nghiệm của họ và tăng cơ hội tuyển sinh thành công.

2. Quản lý ghi âm và lưu trữ cuộc gọi

Mọi cuộc gọi giữa nhân viên và phụ huynh đều được ghi âm và lưu trữ một cách an toàn. Việc này không chỉ giúp giải quyết các vấn đề phát sinh một cách hiệu quả mà còn đảm bảo tính minh bạch và bảo mật thông tin. Phụ huynh cảm thấy an tâm hơn khi biết rằng mọi giao tiếp đều được giám sát và bảo vệ.

3. Tăng hiệu suất làm việc và giảm áp lực cho nhân viên

Nhờ sự tích hợp đồng bộ của Stringee Call API với Hubspot, nhân viên Victoria School không cần phải chuyển đổi giữa nhiều công cụ khác nhau, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc. Điều này được minh chứng qua các con số thực tế, như hiệu suất làm việc của nhân viên tăng gấp đôi, thời gian chờ của cuộc gọi được rút ngắn, và tỷ lệ hài lòng của phụ huynh về dịch vụ chăm sóc khách hàng tăng 60%.

4. Quản lý cước phí hiệu quả

Việc sử dụng Stringee Call API giúp Victoria School quản lý cước phí gọi một cách hiệu quả hơn. Nhân viên có thể thực hiện các cuộc gọi ngay trên nền tảng Hubspot, giúp theo dõi và kiểm soát chi phí một cách chính xác và minh bạch. Điều này không chỉ giúp giảm chi phí mà còn tăng tính hiệu quả trong việc sử dụng ngân sách của nhà trường.

Kết quả đạt được

• Hiệu suất làm việc của nhân viên tăng gấp 2 lần so với trước đây.
• Thời gian chờ của cuộc gọi được rút ngắn, giúp phục vụ phụ huynh nhanh chóng hơn.
• Tỷ lệ tuyển sinh và sự hài lòng về chăm sóc phụ  huynh về học sinh tăng 60%.
• 99% đội ngũ nhân viên phản hồi tích cực về ứng dụng, cảm thấy hài lòng và giảm áp lực công việc.

Lợi ích Victoria School nhận được khi sử dụng Stringee Call API 

TẠM KẾT

Chia sẻ về trải nghiệm với Stringee, ban lãnh đạo Victoria School cho biết: “Stringee Call API tích hợp vào hệ thống Hubspot đã giúp Victoria School chuyển đổi số quy trình tư vấn tuyển sinh và chăm sóc phụ huynh một cách tinh gọn và hiệu quả. Giờ đây, khi có nhiều cuộc gọi tới cùng thời điểm, đội ngũ tư vấn của chúng tôi có thể xử lý nhanh chóng và mượt mà. Từ đó, phụ huynh của Victoria School có trải nghiệm hoàn hảo hơn, đồng thời đội ngũ nhân viên của nhà trường cũng cảm thấy thoải mái và hiệu quả hơn trong công việc.”

Bạn có thể xem thông tin chi tiết về sản phẩm Call API của Stringee và đăng ký trải nghiệm miễn phí tại đây.